Certaines listes disposent d'un espace de stockage partagé où les abonnés peuvent télécharger des documents ou en publier : cet espace est représenté par la section 'Documents partagés'.
Pour accéder à la section 'Documents partagés' d'une liste, procédez comme suit :
La section 'Documents partagés' peut contenir trois types de ressources : des dossiers, des fichiers et des signets.
Les fonctions d'édition et de création de documents, si elle vous sont ouvertes, sont accessibles via le Mode expert. Pour passer en mode expert, Cliquez sur le bouton en haut de la page.
Le propriétaire de la liste ou les auteurs de documents peuvent choisir de restreindre les droits d'accès à certains fichiers/dossiers. Il est possible de restreindre les droits en lecture ou en écriture :
Les dossiers sont triés séparément des fichiers et des signets et sont affichés avant. Par défaut, le tri s'effectue sur la colonne 'Document'. Il s'agit d'un tri ascendant.
Attention : le tri alphabétique distingue les majuscules et les minuscules, c'est-à-dire que tous les documents dont le nom commence par une majuscule apparaissent tout d'abord, triés en ordre alphabétique, puis tous les documents dont le nom commence par une minuscule, triés en ordre alphabétique. Il en va de même pour les dossiers.
Vous pouvez trier les documents et les dossiers suivant d'autres critères que le nom du document/dossier : un tri en fonction de l'auteur, de la taille et de la date de dernière mise à jour est également disponible. Pour trier les documents selon le critère de votre choix, cliquez sur le nom de la colonne correspondante.
Pour télécharger un document à partir d'une liste, procédez comme suit :
Attention : les fichiers disponibles dans des formats susceptibles de s'ouvrir dans un navigateur le feront. Pour télécharger ce type de fichiers, faites plutôt un clic droit sur leur nom et choisissez 'Enregistrer la cible sous...', 'Enregistrer le lien sous...' ou encore 'Télécharger le lien sur le disque' en fonction de votre navigateur. Ceci peut concerner entre autres les fichiers aux formats .HTM/HTML, .PDF, .PNG, .TXT, .SWF, etc. (ce comportement varie d'un navigateur à un autre).
Pour créer un dossier sur une liste, procédez comme suit :
Pour publier un fichier sur une liste, procédez comme suit :
Attention : les propriétaires de listes peuvent définir des quotas, c'est-à-dire une taille maximale à ne pas dépasser pour l'espace de stockage partagé. Si vous essayez de publier ou de créer un document trop gros par rapport à l'espace restant, vous recevrez le message d'erreur suivant : « Le quota d'espace disque est dépassé ».
Pour que les listes ne soient pas surchargées, essayez de supprimer au fur et à mesure les fichiers inutiles. Une bonne organisation de la liste vous permettra de gérer l'espace de stockage partagé plus facilement. Pour économiser de l'espace, vous pouvez également publier vos fichiers dans des formats compressés.
Pour publier un signet sur une liste, procédez comme suit :
Pour créer un fichier sur une liste, procédez comme suit :
Vous arrivez sur la page de création de fichier.
Entrez ou collez le texte que vous souhaitez mettre dans votre fichier dans la zone de texte 'Éditer le fichier /nomdufichier' puis cliquez sur le bouton 'Publier'.
Important : les seuls fichiers qui peuvent être créés en ligne sur les listes sont des fichiers en texte brut. Vous ne pourrez en aucun cas créer de document bureautique (.DOC, .XLS, .PPT, .RTF, .SXW, etc.), .PDF, image, etc.
Vous pouvez également remplacer le fichier, le décrire ou le renommer. Pour en savoir plus, reportez-vous à la section 'Éditer ou supprimer des documents dans l'espace de stockage partagé'.
En plus de publier des documents ou d'en télécharger, vous pouvez intervenir sur les fichiers et dossiers qui sont déjà en ligne :
Il est possible de modifier les droits d'accès en lecture et/ou en écriture à des dossiers ou fichiers. Ceci présente de multiples intérêts :
Vous ne pouvez modifier les droits d'accès que pour les documents que vous avez vous-même publiés ou créés sur les listes (exception : les propriétaires des listes peuvent modifier les droits d'accès pour l'ensemble des documents publiés sur les listes ; ceci ne concerne pas les modérateurs).
Pour modifier les droits d'accès à un document, cliquez sur la mention 'Accès' située en face du nom du document dans la colonne 'Accès'. Vous arrivez sur la page de changement des droits d'accès.
Choisissez l'option de votre choix dans les listes déroulantes 'Droit de consultation' et 'Droits d'écriture'.
Même si ce n'est mentionné dans aucune des options, sachez que le propriétaire du document (c'est-à-dire le plus souvent la personne qui a publié le document) conserve quoi qu'il arrive les droits de lecture et d'écriture sur son document (à moins évidemment que le propriétaire de la liste ne modifie le propriétaire du document).
Vous pouvez également modifier le propriétaire du document, par exemple pour autoriser une autre personne à l'éditer sur la liste ou pour indiquer l'auteur « réel » du document si ce dernier a été publié par quelqu'un d'autre.
Pour éditer un document, cliquez sur la mention 'Éditer' située en face du nom du document dans la colonne 'Éditer'.
En fonction du type de document édité, vous avez plus ou moins de possibilités :
La description d'un document est visible en haut à gauche lorsqu'on l'édite. La description des dossiers est également visible à cet endroit lorsque l'on se trouve dans le dossier.
Quel que soit le nom du fichier de remplacement, le fichier publié sur la liste conservera son nom d'origine. Si vous souhaitez que le remplacement du fichier soit suivi d'un changement de nom, vous devrez renommer le fichier publié sur la liste.
Le clic sur un bouton associé à un champ de texte ne valide que les modifications spécifiées dans ce champ. Pour effectuer plusieurs modifications, vous devrez cliquer à chaque fois sur le bouton correspondant.
Certains boutons ont pour effet de vous ramener immédiatement sur la page du dossier où se trouve le document, tandis que d'autres effectuent une mise à jour du fichier mais ne vous font pas changer de page. Pour revenir à la page du dossier sans faire aucune modification, cliquez sur le bouton 'Dossier parent'.
Pour supprimer un document quel qu'il soit, cliquez sur la mention 'Supprimer' située en face du nom du document dans la colonne 'Supprimer'. Un message de confirmation s'affiche afin de vous laisser le temps de la réflexion : une fois le document supprimé, vous ne pourrez en aucun cas le récupérer.
Si la mention 'Supprimer' n'apparaît pas en face du nom du document, cela signifie que vous ne possédez pas les droits en écriture sur le document en question.
Il est impossible de supprimer un dossier qui n'est pas vide : avant de supprimer un dossier, vous devez tout d'abord le vider entièrement.
Si vous faites partie des personnes amenées à organiser la liste et à créer des dossiers et des fichiers, soyez prévoyant : pensez que la liste est peut-être amenée à se développer de manière importante et qu'elle va peut-être être utilisée pendant plusieurs années.
Voici quelques suggestions pour qu'une liste ne se développe pas de manière anarchique :
Exemple : si la liste est destinée à recueillir les travaux d'étudiants, ceux-ci assisteront aux mêmes cours et effectueront les mêmes travaux d'une année sur l'autre. Le mieux est donc de créer en racine de l'espace de stockage partagé un dossier par année universitaire : ceci permettra aux étudiants de consulter les travaux et les cours de l'année précédente (à charge pour les enseignants de restreindre l'accès à certaines ressources). On peut ensuite imaginer des sous-dossiers par cours ou par enseignant au sein de chaque dossier d'année.
Afin d'éviter tout problème, choisissez avec soin les noms des fichiers et dossiers que vous publiez sur les listes : donnez-leur des noms explicites mais pas trop longs et évitez les espaces, accents, tirets et caractères spéciaux.